SURAT

SURAT

I.              PENGERTIAN SURAT

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.

1.

1.1     Pengertian Surat Menurut Para Ahli

a.       S. Hidajat

Surat adalah sehelai kertas atau lebih di mana dituliskan suatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang nyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain.

b.      Prajudi Atmosudirdjo

Surat adalah helai kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organsasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi.

c.       Diana Nabab

Surat merupakan alat komunikasi yang disajikan secara tertulis. Surat harus disajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung memberikan gambaran tentang pribadi pengirimnya. 

d.      Djoko Purwanto

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain baik yang berkaitan dengan kegiatan bisnis maupun non bisnis.

I.          JENIS SURAT

Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

2.1    Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:

1)      Tidak menggunakan kop surat.

2)      Tidak ada nomor surat.

3)      Salam pembuka dan penutup bervariasi.

4)      Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis

5)      Format surat bebas.

2.1  Surat resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:

1)      Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi.

2)      Ada nomor surat, lampiran, dan perihal.

3)      Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim.

4)      Penggunaan ragam bahasa resm.i

5)      Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi.

6)      Ada aturan format baku.

Bagian-bagian surat resmi:

·         Kepala/kop surat, terdiri dari:

·         Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.

·         Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil.

·         Logo instansi/lembaga.

·         Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan.

·         Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat.

·         Hal, berupa garis besar isi surat.

·         Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat).

·         Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada).

·         Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma).

·         Isi surat. Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.

• Penutup surat, berisi:

-        Salam penutup

-        Jabatan

-        Tanda tangan

-        Nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

• Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan.

2.3     Surat Niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal.Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

Surat niaga terdiri dari :

-        Surat jual beli

-        Kwitansi

-        Perdagangan

Surat niaga dibagi menjadi :

-        Surat niaga intern

-        Surat niaga ekstern

Macam-macam surat niaga yang sering digunakan oleh perusahaan :

1)      Permintaan penawaran

Surat yang dibuat oleh calon pembeli untuk meminta keterangan tentang harga, diskon, pembayaran, dll.

2)      Penawaran (offerte)

Surat yang dibuat oleh penjual kepada calon pembeli.

3)      Pesanan (order)

Surat yang dibuat calon pembeli kepada penjual yang berisi pesanan pembelian barang-barang.

2.4     Surat Dinas 

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.Ciri-ciri surat dinas:

1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan.

2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal.

3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku.

4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi.

5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

6. Format surat tertentu. 

2.5     Surat lamaran Pekerjaan 

Surat lamaran kerja adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini.:

• Tempat dan tanggal pembuatan surat
• Nomor surat
• Lampiran
• Hal atau perihal
• Alamat tujuan
• Salam pembuka
• Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :

-        paragraf pembuka

-        isi surat

-        paragraf penutup

• Salam penutup
• Tanda tangan dan nama terang

2.6     Surat Elektronik

Dengan berkembangnya teknologi, surat pun semakin mengalami pembaharuan, misalnya dengan adanya surat elektronik. Surat elektronik atau surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan internet. Pada awalnya, perusahaan bernama Olt Break and Newman dikontrak oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat untuk membuat ARPANET pada 1969. ARPANET ini singkatan dari Advanced Research Projects Agency Network yang bertujuan untuk meciptakan metode komunikasi antara intitusi pendidikan dengan militer.

Pada tahun 1971, Ray Tolimson bertugas dalam proyek SNDMSG yang berfungsi untuk mengirim dan menerima pesan dalam mesin yang sama. Ray awalnya bereksperimen dengan SNDMSG untuk meninggalkan pesan di komputer sehingga muncul lah protokol CYPNET yang mampu mengirimkan pesan ke komputer lain yang masih berada dalam jaringan ARPANET. Ini lah yang menjadi cikal bakal surat elektronik.

Dalam Bahasa Indonesia Surat Elektronik sering disingkat dengan kata surel, yang dalam bahasa inggrisnya adalah email atau electric mail.

Untuk mengakses surel, kita bisa memilih salah satu cara. Pertama dengan menggunakan browser seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Surel dengan basis browser biasanya menyediakan layanan tersebut secara gratis. Kedua dengan program pengakses surel seperti Microsoft Outlook. Keuntungannya kita tidak harus selalu membuka internet untuk membuka surel yang ada.

III.   BENTUK SURAT

Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya.

3.1     Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Format surat full block style dianggap sebagai format surat paling formal dari format atau bentuk surat yang lain. Dalam surat yang berbentuk full block style setiap baris dalam surat tersebut menggunakan rata kiri. Walaupun tidak ada peraturan yang resmi tentang penggunaan format full block style tetapi format full block style biasanya digunakan dalam surat permintaan, pengumuman, persetujuaan, lamaran pekerjaan.

Bagian-bagian surat:

1.    Kop Surat

2.    Tanggal dibuatnya surat

3.    Nomor Surat

4.    Lampiran

5.    Hal

6.    Surat yang di tujukan

7.    Salam Pembukaan

8a. Pendahuluan isi surat
8b. Penjelasan isi surat

8c. Penutup isi surat

9.    Salam Penutup

10.      Nama jabatan

11.      Tanda Tangan

12.      Nama yang mendatangani.

13.      Tembusan

14.      Halaman lampiran surat/Inisial

3.2     Bentuk Lurus (Block Style)

Format block style atau juga bisa disebut format surat simpel merupakan format surat yang susunannya hampir sama dengan full block style yaitu menggunakan rata kiri. Hanya penulisan tanggal, nama terang pengirim surat ditulis di sebelah kanan surat.

3.3     Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

Format surat semi block style seperti pada format surat yang lain digunakan untuk surat resmi yang kedudukannya kurang formal jika dibandingkan dengan full block style. Berbeda dengan full block style dan block style, setiap paragraf isi pada surat berformat semi blok style menjorok ke dalam.

3.4     Bentuk Lekuk (Idented Style)

Format atau bentuk surat idented style ini hampir sama dengan block style, satu yang membedakan adalah penulisan alamat dalam yang menyerupai tangga.

 

3.5     Bentuk Menggantung (Hanging Style)

Format atau bentuk surat hanging style membedakan diri dengan block style dengan menuliskan alenia pertama pada setiap paragraf di isi surat tidak menjorok ke dalam sedangkan alenia selanjutnya pada menjorok ke dalam.

IV.   CONTOH SURAT

Untuk contoh surat, saya akan memberikan contoh surat lamaran pekerjaan, sebagai berikut:

Jakarta , 16 Oktober 2014

Kepada

Yth. Bapak/Ibu Divisi HRD PT Pro Car International Finance
Gedung Victoria Lt.7 Suite 701

Jl. Sultan Hasanuddin No 47-51

Jakarta 12160

Hal : Lamaran Pekerjaan

Dengan hormat,

Yang bertandatangan di bawah ini:

Nama                                       : Nurilita Wiguna

Tempat, Tanggal Lahir               : Jakarta, 23 April 1994

Usia                                         : 20 tahun

Pendidikan Terakhir                  : SMA
                                                : Mahasiswa UNIVERSITAS GUNADARMA  (AKTIF) 

Alamat                                     : Jalan Kincir VI No.17, Rawamangun, Jakarta Timur

Domisili                                   : Jalan Bintara Jaya Raya No.7, Bintara Jaya, Kalimalang.

Telepon                                   : 085959544995

Berdasarkan Info Kerja yang dimuat di Website jobstreet.com, saya bermaksud mengajukan lamaran kerja pada perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin untuk menempati posisi sebagai staf administrasi. Saya pernah bekerja sebagai staf administrasi dan CSO. Saya memiliki keahlian dalam bahasa Inggris dan dapat mengoperasikan komputer.

Sebagai bahan pertimbangan, saya lampirkan beberapa berkas sebagai berikut:

1.      Foto Copy Ijazah terakhir

2.      Daftar Riwayat Hidup

3.      Surat pengalaman bekerja

4.      Foto Copy KTP

5.      Foto ukuran 4x6

6.      Sertifikat Ketrampilan Khusus

Demikian surat permohonan pekerjaan ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Besar harapan saya untuk dapat diterima di perusahaan yang Bapak / Ibu pimpin. Atas perhatiannya saya ucapkan terima kasih.

Hormat Saya,

Nurilita Wiguna

SUMBER REFERENSI :

·         https://id.wikipedia.org/wiki/Surat

·         https://id.wikibooks.org/wiki/Bahasa_Indonesia/Surat-menyurat

·         http://klikbelajar.com/umum/surat/

·         http://www.lepank.com/2012/08/pengertian-surat-menurut-beberapa-ahli.html

·         http://www.zonasiswa.com/2014/01/format-atau-bentuk-surat.html